在國際海運過程中，為了保證進出口貨物的安全交接，需要在整個運輸過程中編制各種文件。這些文件各有特定用途，由貨運代理公司和業(yè)主提供。它們不僅連接雙方，而且區(qū)分各自的權利和業(yè)務。
貨主和貨代公司在出口國際海運時分別負責哪些文件？
一、貨主提供的出口文件：
如果有一個好的貨代，其實貨主需要做的事情還是很少的。只要準備好這些必要的出口文件，就可以委托貨代完成相關操作。貨主需要提供的出口文件如下：
1.出口委托書：是貨主委托代理運輸貨物的憑證，包含大量貨物的基本信息。
2.出口貨物明細表：是貨主根據有關規(guī)定填寫制作，授權給貨代辦理貨物托運的文件。
3.裝箱單(PACKINGLIST):裝箱單是發(fā)票的補充文件，上面寫著買賣雙方約定的包裝事宜等細節(jié)，方便外國買方在貨物到達目的港時進行海關檢查和檢查，通常可以在商業(yè)發(fā)票上添加相關內容。
4.發(fā)票(INVOICE):如果貨物出口必須開具發(fā)票，可以用于報關，即INVOICE直接用A4紙打印，但要求您單位在免稅申報時開具出口專用發(fā)票。
5.出口許可證:是國家批準商品出口的證明文件，但不是每種商品都需要。
6.退稅單：指出口企業(yè)在出口產品時，根據出口許可證和出口發(fā)票向海關填寫的文件。經海關檢驗確認具有一定的法律效力，是出口產品報關離境的重要證據，也是申請出口產品退稅的重要證據。
7.報關手冊：手冊是海關免稅監(jiān)管的一種方式，一般分為進料加工手冊和進料加工手冊。進口原材料和輔助材料不需要繳納關稅，只需在海關發(fā)放的手冊上登記進口數量，出口時在手冊上登記出口成品數量。在合同或手冊到期時，海關將檢查進出口成品的數量。
二、貨代負責的出口單證：
相對而言，貨代負責的文件較多，分別有以下幾類：
1.出口十聯(lián)單:
出口十聯(lián)單各有各的功能，交接對象不同，信息數據也不同。每個聯(lián)的含義是:
第一聯(lián):集裝箱貨物托運單(業(yè)主保留底部)(B/N)；第二聯(lián):集裝箱貨物托運單(船代保留底部)；第三聯(lián):運費通知(1)；第四聯(lián):運費通知(2)；第五聯(lián):站點收據(裝貨單)(S/O)；第五份副本:出口貨物港口費申請；第六份:大副本(站點收據副本)；第七份:站點收據(D/R)；第八份:貨運代理保留底部；第九份:配艙收據(1)；第十份:配艙收據(2)。
2.提單(正本/副本)(B/LORIGINAL/COPY):
在對外貿易中，提單是運輸部門在運輸貨物時向發(fā)貨人簽發(fā)的憑證。收貨人可以憑提單向貨運目的地的交通運輸部貨。該提單必須由承運人或船舶簽字才能生效，是海運貨物向海關報關的有效文件之一。
3.海運單(SEAWAYBILL)
海洋運輸單據表明，海上貨物運輸合同和承運人收到貨物或者裝貨時，不能轉讓的單據。海運單的正面內容與提單基本相同，但印有不可轉讓字樣。
4.出口貨物報關單：
(1)必要文件:①報關單；②代理報關委托書；③包裝單；④發(fā)票；⑤合同；⑥信用證復印件。
(2)其他文件:①出口許可證；②免稅手冊；③商檢證明；④產地證明。
5.貨物報關清單
報關清單是描述出口貨物信息的清單，一般包括數量、名稱、規(guī)格、毛重、凈重等與產品相關的信息。
6.進倉通知單
是指貨運代理向發(fā)貨人發(fā)出的進貨通知，包括船名航次、提單號、起運港、目的港、送貨站信息、重尺等貨物的基本信息。
7.預配艙單
預配艙單是指船舶代理公司根據出口公司的訂艙信息生成預配艙單數據。預配艙單的報告與進口艙單相同。出口清潔艙單的報告格式與報關員相同。海關用于進出口通關查詢的重要信息依據。
8.集裝箱裝箱單(CLP)
出口時，是工廠、貨主、碼頭、船舶公司。貨運代理用于檢查包裝數據的文件。貨柜裝箱單內容記錄是否準確，關系到集裝箱運輸的安全。